Veterinarijos klinikos registratūra susiduria su unikaliomis situacijomis: susirūpinę augintinių savininkai, skubūs atvejai, krūva skambučių per dieną. Kai administratorė užimta su pacientu ar klinika jau uždaryta, skambučiai lieka neatsakyti. Atsiliepsiu.lt DI balso asistentė Agnė atsiliepia į tuos skambučius 24/7 — ramiai, lietuviškai — užrašo, kas skambino ir kokia problema, ir tau el. paštu atsiunčia santrauką.
Kodėl veterinarijos klinikai svarbu atsiliepti?
Skirtingai nuo kitų paslaugų, veterinarijoje emocinis komponentas yra labai svarbus. Augintinių savininkai dažnai skambina susirūpinę, kartais panikuojantys. Negautas atsakymas tokią akimirką — ne tik prarastas vizitas, bet ir nusivylęs klientas.
Agnė atsiliepia ramiu, profesionaliu tonu ir leidžia žmogui jaustis išgirstam, net jei klinikoje šiuo metu nėra kam pakelti ragelio.
Ką daro Agnė veterinarijos klinikai?
Atsiliepsiu.lt yra paprastas vieno tikslo įrankis — atsiliepti ir užfiksuoti skambutį. Ji nedaro registracijos sistemoje, nesinchronizuoja kalendoriaus ir nedaro medicininės triažo. Štai ką ji daro:
- Atsiliepia 24/7 — po darbo valandų, savaitgaliais, kai administratorė užimta arba linija užimta
- Užrašo skambintojo vardą ir telefono numerį — kad žinotum, kam perskambinti
- Užfiksuoja, dėl ko skambinta — augintinis, simptomas ar pageidavimas, kaip žmogus pats tai apibūdina
- El. paštu atsiunčia pokalbio santrauką — vos pasibaigus skambučiui
- Atsako į dažniausius klausimus — darbo laikas, adresas, paslaugos — pagal tavo iš anksto įvestą informaciją
Pirminis darbas — sugauti tai, kas šiandien dingsta į balso paštą: vardą, numerį ir priežastį. Visa kita — sprendimą priimi tu, perskambinęs.
Kaip Agnė elgiasi su skubiais atvejais?
Tai svarbu pasakyti aiškiai: Agnė nėra veterinaras ir nedaro medicininės triažo. Ji nesujungia skambučio gyvai su budinčiu gydytoju — atsiliepsiu.lt neperjungia skambučių. Vietoj to ji ramiai užrašo situaciją ir tau iškart atsiunčia santrauką, kad galėtum greitai perskambinti.
Tikrai kritiniams atvejams (apsinuodijimas, trauma, staigus būklės pablogėjimas) geriausia, kad tavo pasitikamame pranešime ir interneto svetainėje būtų aiškiai nurodytas tiesioginis skubios pagalbos numeris — taip savininkas skubiu atveju iškart skambina ten, kur reikia. Agnė tą numerį gali priminti pokalbio metu, jei tokią informaciją įvesi.
O kaip dėl skiepų priminimų ir išeinančių skambučių?
Daug klinikų norėtų automatiškai priminti klientams apie artėjančius skiepus. Tai naudinga — bet tai išeinantys skambučiai, o atsiliepsiu.lt jų nedaro. Atsiliepsiu.lt atsiliepia tik į gaunamus skambučius ir nesiunčia SMS.
Jei reikia automatinių priminimų, išeinančių skambučių ar integracijos su klinikos sistema, tokius sprendimus kuriame atskirai per ainora.lt. Pradžiai, kad nė vienas skambutis nedingtų be atsakymo, pakanka atsiliepsiu.lt.
Dažnai užduodami klausimai
Ką daro DI asistentė, kai augintinio savininkas skambina dėl skubaus atvejo?
Agnė ramiai atsiliepia, užrašo skambintojo vardą ir kokia problema, ir tau iškart el. paštu atsiunčia pokalbio santrauką. Ji nedaro medicininės triažo ir nesujungia skambučio su veterinaru, todėl klinika savo pasitikamame pranešime gali nurodyti tiesioginį skubios pagalbos numerį tikrai kritiniams atvejams.
Ar Agnė pati skambina klientams ir primena apie skiepus?
Ne. Atsiliepsiu.lt atsiliepia tik į gaunamus skambučius — ji neskambina pati ir nesiunčia SMS. Jei reikia automatinių išeinančių skambučių ar priminimų, tokius sprendimus kuriame per ainora.lt.
Kokiomis kalbomis kalba DI asistentė?
Agnė kalba lietuviškai. Jei skambintojas pradeda angliškai ar rusiškai, ji gali tęsti ta kalba.
Ką tiksliai gaunu po kiekvieno skambučio?
Į savo el. paštą gauni pokalbio santrauką: skambintojo vardą, telefono numerį ir trumpą problemos aprašymą. Taip žinai, kam perskambinti, net jei skambučio nepasiekei pats.