Odontologijos klinikos registratūra — tai nuolatinis telefonų skambėjimas, kol administratorė tuo pačiu metu aptarnauja pacientą prie langelio. Dalis skambučių lieka neatsakyti, o kiekvienas neatsakytas skambutis gali būti prarasta nauja registracija. DI registratūra Agnė atsiliepia į kiekvieną skambutį 24/7 lietuviškai, užrašo paciento vardą ir reikalą ir atsiunčia santrauką klinikos el. paštu, kad administratorius perskambintų. Pati Agnė vizito į rezervacijų sistemą neįrašo — ji surenka informaciją, o registraciją užbaigia klinika.
Odontologijos klinikų problema: praleisti skambučiai
Tipinė odontologijos klinika gauna 30-80 skambučių per dieną. Administratorė, kuri tuo pačiu metu aptarnauja pacientus prie registratūros, tiesiog nespėja atsakyti į visus.
Rezultatas: 20-40% skambučių lieka neatsakyti. Kiekvienas neatsakytas skambutis — tai potencialiai 200-1000 EUR pajamų praradimas.
Kaip veikia Agnė — DI registratūra odontologams
Agnė yra DI balso registratorė, kuri perima telefono kanalą tada, kai administratorė nespėja atsiliepti:
- Atsiliepia į kiekvieną skambutį per kelias sekundes, 24/7 — ir naktį, ir savaitgalį, ir per piką
- Mandagiai pasikalba su pacientu lietuviškai natūraliu balsu
- Surenka paciento vardą, telefono numerį ir reikalą — pavyzdžiui, kad nori registruotis vizitui ar pasiteirauti kainos
- Pagal jai įvestą informaciją gali atsakyti į dažniausius klausimus — darbo laiką, adresą, paslaugas
- Po pokalbio atsiunčia klinikos el. paštu santrauką, pilną transkripciją ir garso įrašą, kad administratorius perskambintų ir užbaigtų registraciją
- Pagrindinė kalba — lietuvių; jei pacientas pradeda kalbėti angliškai ar rusiškai, Agnė atsako ta kalba
Svarbu suprasti ribą: Agnė nerašo vizito į rezervacijų sistemą pati ir neskambina pacientams. Ji atsiliepia, surenka informaciją ir perduoda ją klinikai — registraciją užbaigia žmogus. Tai paprastas sprendimas, jei tau tereikia, kad kažkas atsilieptų į kiekvieną skambutį ir užrašytų, ko pacientas nori.
O kaip dėl integracijų ir priminimų?
Dažnas klausimas — ar Agnė įsirašys vizitą tiesiai į Google Calendar, ClinicCards ar Alteg, ar pati paskambins pacientui priminti apie vizitą? Atsiliepsiu.lt to nedaro — tai sąmoningas pasirinkimas, kad produktas liktų paprastas ir pigus. Agnė surenka informaciją ir atsiunčia ją el. paštu; integraciją su rezervacijų ar pacientų sistema bei išeinančius priminimų skambučius klinika užbaigia pati.
Jei tau reikia, kad vizitas įsirašytų automatiškai į klinikos sistemą, kad asistentas pats skambintų pacientams priminti, arba kad veiktų daugiau kalbų — tokius poreikius aptarnauja verslo lygio platforma ainora.lt. Atsiliepsiu.lt sutelktas į vieną darbą: kad nė vienas skambutis nedingtų ir klinika visada turėtų, kam perskambinti.
Ką tai duoda klinikai
Nauda paprasta ir tiesiogiai matuojama telefono srautu:
- Nė vienas skambutis nedingsta — net jei administratorė užimta, pietauja arba klinika uždaryta
- Naujos registracijos užklausos pasiekia kliniką raštu, su garso įrašu — niekas nepasimeta lapeliuose
- Administratorė atsikvepia — telefonas nebenutraukia darbo prie langelio kas kelias minutes
- Pacientai gali kreiptis 24/7 — palieka savo kontaktą bet kuriuo paros metu
Viena nepriimta nauja paciento registracija dažnai atperka prenumeratą už kelis mėnesius — todėl net keli papildomi atsakyti skambučiai per mėnesį pasiteisina.
Kaip pradėti
Agnės paleidimas paprastas — savitarna, be diegimo ir be susitikimo:
- Užsisakyti dabar → — užsiregistruoji ir gauni unikalų LT numerį
- Įvedi, ką Agnė turi žinoti — klinikos darbo laiką, adresą, paslaugas ir dažniausius klausimus
- Nukreipi neatsakytus skambučius (arba pagrindinį numerį) į Agnės numerį
- Aktyvacija tą pačią dieną — Agnė pradeda atsiliepti ir siųsti santraukas el. paštu
Išbandyk Agnės demo: paskambink +370 5 200 2619. Vienas planas — 49 €/mėn už 75 pokalbių minutes per mėnesį, atšauk bet kada.
Dažnai užduodami klausimai
Ar Agnė pati įrašo vizitą į klinikos rezervacijų sistemą?
Ne. Agnė atsiliepia, surenka paciento vardą, telefono numerį ir reikalą (pavyzdžiui, kad nori registruotis vizitui ar pasiteirauti kainos) ir atsiunčia santrauką klinikos el. paštu — administratorius perskambina ir užbaigia registraciją. Integracija su rezervacijų sistema, kad vizitas įsirašytų automatiškai, yra verslo lygio funkcija — tokius poreikius aptarnauja ainora.lt.
Ką daro Agnė, kai pacientas turi skubią problemą?
Agnė ramiai išklauso, užrašo, kad reikalas skubus, ir pažymi tai santraukoje. Klinika tą santrauką gauna el. paštu iš karto po skambučio ir gali perskambinti pirmiausia. Agnė nedaro medicininės diagnozės ir nepriima sprendimų už gydytoją.
Ar Agnė primena pacientams apie vizitus?
Ne — Agnė atsiliepia į įeinančius skambučius, bet pati pacientams neskambina ir nesiunčia priminimų. Išeinančių priminimų skambučių poreikį aptarnauja verslo lygio platforma ainora.lt.
Kiek kainuoja Agnė?
Vienas planas — 49 €/mėn už 75 pokalbių minutes per mėnesį. Į kainą įeina unikalus LT numeris, el. pašto santraukos, transkripcija, garso įrašas ir skambučių skydelis. Išnaudojus 75 min automatiškai įsijungia minučių paketas — 22,50 € / 50 min (gali išjungti bet kada). Atšauk bet kada, pinigų grąžinimo garantija pirmą mėnesį.