Susitikimų asistentas: DI atsiliepia ir užfiksuoja susitikimo užklausą

Kiekvienas praleistas skambutis — tai prarastas klientas. Kiekvienas neatsiliepimas norinčiam susitarti dėl susitikimo — tai tuščias laiko langas, kuris galėjo atnešti pajamų. DI susitikimų asistentas išsprendžia šią problemą paprastai: jis atsiliepia telefonu vietoj tavęs, kalba lietuviškai, užfiksuoja kliento vardą ir norą susitikti ir iškart atsiunčia tau pokalbio santrauką el. paštu — kad susitikimą galėtum suplanuoti net tada, kai negali pakelti ragelio.

Kas yra DI susitikimų asistentas

DI susitikimų asistentas — tai dirbtinio intelekto balso asistentė, kuri atsako į skambučius, kai tu negali. Ji nepakeičia tavo kalendoriaus ir nieko jame neužrašo. Užtat ji daro tai, ko niekas kitas nedaro 24/7: pakelia ragelį, lietuviškai pasiteirauja, ko klientas pageidauja, užrašo jo vardą, telefono numerį ir norą susitikti, o tada atsiunčia tau tvarkingą santrauką — kad konkretų laiką suderintum pats arba perskambintum klientui.

Lietuvos verslai kasdien susiduria su ta pačia problema — klientai skambina norėdami susitarti dėl susitikimo, tačiau niekas neatsiliepia. Administratorė užimta, darbuotojas aptarnauja kitą klientą, o po darbo valandų telefonas skamba į tuštumą. Vidutiniškai 25–40% skambučių mažuose ir vidutiniuose versluose lieka neatsakyti — kiekvienas toks skambutis yra klientas, kuris nueis pas konkurentą. DI susitikimų asistentas šią problemą pašalina: jis atsiliepia per kelias sekundes, nepriklausomai nuo laiko ar darbo krūvio.

Kaip veikia DI susitikimų planavimas telefonu

Procesas paprastas ir sklandus tiek klientui, tiek tau:

1. Klientas paskambina — DI susitikimų asistentas atsiliepia natūralia lietuvių kalba ir pasiteirauja, ko reikia (anglų ar rusų kalba — tik jei klientas pats jomis pradeda).
2. Užfiksuoja susitikimo užklausą — asistentas užrašo kliento vardą, telefono numerį, pageidaujamą paslaugą ir norimą laiką ar dieną.
3. Atsiunčia santrauką el. paštu — iškart po pokalbio gauni el. laišką su pokalbio santrauka, transkripcija ir įrašu.
4. Tu suplanuoji susitikimą — patogų laiką į savo kalendorių įrašai pats arba perskambini klientui patvirtinti. Visi norintys susitikti niekur nedingsta — jie laukia tavo el. pašte.

Svarbu suprasti ribą: atsiliepsiu.lt asistentė nesijungia prie tavo kalendoriaus ir pati jame nieko nerezervuoja. Ji surenka informaciją telefonu ir perduoda ją tau, o sprendimą dėl laiko priimi tu. Jei reikia, kad DI pats įrašytų vizitą į kalendorių, dvipusės sinchronizacijos ar CRM integracijos — tai sprendžia verslo lygio sprendimai ainora.lt.

Problemas, kurias sprendžia DI susitikimų asistentas

Tradicinis susitarimas dėl susitikimo telefonu turi daugybę silpnų vietų. Štai ką susitikimų asistentas išsprendžia:

• Praleisti skambučiai — kai tu aptarnauji klientą, esi objekte ar miegi, DI atsiliepia į visus likusius skambučius ir užfiksuoja kiekvieną susitikimo užklausą.
• Pamiršti norai susitikti — kiekvienas pokalbis virsta el. laišku su santrauka ir įrašu, todėl nė vienas norintis susitikti klientas nepasimeta.
• Skambučiai ne darbo valandomis — 35% klientų nori susitarti vakarais arba savaitgaliais. Susitikimų asistentas atsiliepia 24/7.
• Tikslus kontekstas — gauni ne tik faktą, kad kažkas skambino, bet ir kliento vardą, numerį ir ko jis pageidauja — užtenka perskaityti santrauką ir suplanuoti.

Kam tinka DI susitikimų asistentas: realūs pavyzdžiai

DI susitikimų asistentas tinka bet kuriam verslui, kuriame klientai skambina norėdami susitarti dėl vizito ar susitikimo. Štai keletas dažniausių panaudojimo atvejų:

Odontologijos klinikos

Odontologijos klinikos gauna dešimtis skambučių kasdien. Kai registratūra užimta, susitikimų asistentas užfiksuoja paciento vardą, numerį ir ko jis pageidauja, o santrauką atsiunčia el. paštu — kad personalas perskambintų ir suderintų laiką pas tinkamą gydytoją.

Grožio salonai ir klinikos

Grožio klinikos ir salonai dažnai dirba su keliais specialistais vienu metu, todėl atsiliepti į kiekvieną skambutį sunku. DI asistentas pakelia ragelį bet kuriuo metu, užrašo, pas kurį specialistą ir kokiai procedūrai klientė norėtų užsirašyti, ir perduoda tai tau — laiką patvirtini pats.

Nekilnojamojo turto agentai

Nekilnojamojo turto agentai nuolat vyksta į objektų apžiūras ir dažnai negali atsakyti į skambučius. Susitikimų asistentas priima skambutį, užrašo, kuris objektas domina ir kada klientui patogu apžiūrėti, ir atsiunčia tau santrauką — apžiūros laiką suderini pats.

Konsultantai ir specialistai

Teisininkams, finansų konsultantams, psichologams ir kitiems specialistams susitikimų asistentas leidžia neblaškyti dėmesio nuo darbo. Kol tu dirbi su klientu, asistentas užfiksuoja naujus norus susitikti ir atsiunčia santrauką — konsultacijos laiką paskiri tada, kai tau patogu.

Kodėl pokalbio santrauka el. paštu vertingesnė už praleistą skambutį

Praleistas skambutis tau nieko nesako — tik tai, kad kažkas skambino. Nežinai, kas tai, ko jis norėjo ir ar verta perskambinti. DI susitikimų asistentas pakeičia tai konkrečia santrauka: kliento vardas, telefono numeris, ko jis pageidauja ir kada jam patogu.

Po kiekvieno pokalbio gauni el. laišką su santrauka, pilna transkripcija ir garso įrašu. Užtenka jį perskaityti — ir gali iškart suplanuoti susitikimą ar perskambinti, žinodamas visą kontekstą. Visi norintys susitikti laukia vienoje vietoje, tvarkingai surūšiuoti tavo pašte.

„Anksčiau po darbo dienos likdavo dešimt praleistų skambučių ir nė vieno žinojimo, ko žmonės norėjo. Dabar ryte atsidarau el. paštą ir matau, kas ir dėl ko skambino — perskambinu ir susitariu per kelias minutes." — Vilniaus grožio klinikos vadovė

Reikia automatinio kalendoriaus ar integracijų? Štai riba

atsiliepsiu.lt sąmoningai yra paprastas įrankis labai mažam verslui. Asistentė Agnė atsiliepia, užfiksuoja ir atsiunčia santrauką — ji nesijungia prie Google Calendar ar „Outlook", neužrašo vizito į kalendorių pati ir nesiunčia klientui SMS. Susitikimo laiką suderini tu, peržiūrėjęs santrauką.

Jei tau reikia daugiau — kad DI pats įrašytų vizitą į kalendorių, dvipusės kalendoriaus sinchronizacijos, CRM integracijos, kelių telefono numerių ar skambučių keliomis kalbomis pagal nutylėjimą — tai jau verslo lygio poreikiai. Juos sprendžia ainora.lt, mūsų sprendimų verslui platforma.

Kodėl rinktis ATSILIEPSIU.LT susitikimų asistentą

Skirtingai nuo paprastų internetinių registracijos formų, DI susitikimų asistentas dirba balsu — jis kalbasi su klientu telefonu, kaip tikras žmogus. Tai reiškia:

• Klientams nereikia naudotis internetu ar programėlėmis — pakanka paskambinti.
• Vyresnio amžiaus klientai jaučiasi patogiai — jie kalba lietuviškai, ne su sausu robotu.
• Net sudėtingesnę užklausą asistentas užfiksuoja žodžiais ir perduoda tau santraukoje.
• Pagrindinė kalba — lietuvių; į anglų ar rusų kalbą asistentas pereina tik tada, kai klientas pats jomis pradeda.

Tai daugiau nei DI planavimo asistentas — tai balso asistentė, kuri reprezentuoja tavo verslą kiekvienam skambinančiam ir pasirūpina, kad nė viena susitikimo užklausa nepasimestų.

Dažnai užduodami klausimai