Notarų biuro telefonas skamba be perstojo: klientai klausia apie dokumentų reikalavimus, nori susitarti dėl vizito, teiraujasi kainų. Tuo metu notaras tvirtina sandorį ir negali atsiliepti, o administratorė jau kalbasi su kitu klientu. Kiekvienas neatsakytas skambutis — tai potencialus klientas, kuris skambins kitam notarui. DI balso asistentė Agnė išsprendžia šią problemą: atsiliepia į kiekvieną skambutį 24/7 lietuviškai, paaiškina dokumentų reikalavimus, užrašo kliento vardą ir reikalą ir atsiunčia biurui santrauką su įrašu — kad galėtumėte perskambinti, kol notaras ramiai dirba savo darbą.
Notarų biurų komunikacijos iššūkiai
Notarų biuras — tai vieta, kur susitinka teisiniai formalumai ir kasdieniniai žmonių poreikiai. Nekilnojamojo turto sandoriai, testamentai, įgaliojimai, sutarčių tvirtinimas — kiekvienas veiksmas reikalauja tikslios informacijos ir tinkamų dokumentų. Tačiau būtent informacijos suteikimas užima didžiąją dalį administratorės darbo laiko.
Tipinė situacija Lietuvos notarų biure atrodo taip:
- Notaras tvirtina sandorį su klientu — negali atsiliepti į telefoną
- Administratorė paaiškina vienam klientui, kokius dokumentus atsinešti dėl buto pardavimo, o tuo metu skamba dar du telefonai
- Klientas skambina vakarais ar savaitgaliais planuodamas vizitą — niekas neatsiliepia
- Užsienio pilietis bando sužinoti informaciją, bet administratorė kalba tik lietuviškai
Rezultatas? Vidutinis notarų biuras praranda iki 25-35% potencialių klientų vien dėl neatsakytų skambučių ir ribotų darbo valandų. Tai ypač skaudu, kai klientas jau yra pasirinkęs notarą ir tiesiog negauna atsakymo. Mūsų DI sprendimas notarų biurams padeda išspręsti būtent šią problemą.
Samdyti papildomą administratorę? Tai 1 200-1 800 EUR/mėn. išlaidos, o ji vis tiek dirba tik darbo valandomis, kalba 1-2 kalbomis ir negali aptarnauti kelių klientų vienu metu.
Kaip DI asistentas veikia notarų biure
DI balso asistentė Agnė — tai dirbtinio intelekto sistema, kuri atsiliepia į skambučius natūralia lietuvių kalba ir supranta kliento poreikius. Jos darbas sąmoningai paprastas: atsiliepti, išklausyti, atsakyti į dažnus klausimus, užrašyti kliento vardą ir reikalą ir atsiųsti biurui pokalbio santrauką. Tai ne paprastas atsakiklis — tai pilnavertis pokalbio partneris, kuris žino Jūsų notarų biuro paslaugas, kainas, dokumentų reikalavimus ir darbo tvarką. Jei klientas pradeda kalbėti angliškai ar rusiškai, Agnė gali tęsti ta kalba.
Kliento reikalo užrašymas pagal paslaugos tipą
Kai klientas skambina norėdamas susitarti dėl vizito, Agnė sistemingai surenka viską, ko reikia, kad biuras galėtų greitai perskambinti ir suderinti laiką:
- Kokio notarinio veiksmo reikia (testamento tvirtinimas, NT sandoris, įgaliojimas, sutartis)
- Kiek šalių dalyvauja sandoryje
- Ar klientas turi visus reikalingus dokumentus
- Pageidaujamą datą ir laiką
- Kliento vardą ir kontaktinius duomenis
Visa ši informacija iš karto išsiunčiama biurui el. laišku su pokalbio santrauka, transkripcija ir įrašu — struktūruota ir aiški. Biuras perskambina klientui ir suderina vizito laiką. Agnė pati nesusieja vizitų su kalendoriumi; jei norite, kad sistema realiu laiku registruotų vizitus į kalendorių ar biuro valdymo sistemą, tai daro verslo sprendimas ainora.lt.
Dokumentų reikalavimų paaiškinimas
Viena dažniausių priežasčių, kodėl klientai skambina notarų biurui — sužinoti, kokius dokumentus atsinešti. DI asistentas tiksliai žino kiekvieno notarinio veiksmo dokumentų reikalavimus:
- NT sandoris: asmens tapatybės dokumentas, nuosavybės dokumentai, kadastro pažyma, sutikimas sutuoktinio (jei taikoma), banko patvirtinimas
- Testamentas: asmens tapatybės dokumentas, turto aprašymas, pageidaujamų paveldėtojų duomenys
- Įgaliojimas: asmens tapatybės dokumentas, įgaliojamo asmens duomenys, tikslus veiksmų sąrašas
- Apostilė: originalus dokumentas, vertimas (jei reikia), asmens tapatybės dokumentas
Klientas gauna tikslią informaciją iš karto, be laukimo — ir atvyksta pasiruošęs, kas taupo notaro ir kliento laiką.
Kainų ir trukmės informacija
DI asistentas žino Jūsų kainoraštį ir gali iš karto atsakyti: kiek kainuoja nekilnojamojo turto sandorio tvirtinimas, testamento sudarymas, įgaliojimo patvirtinimas ar dokumento kopijos tvirtinimas. Taip pat informuoja, kiek orientaciškai trunka kiekvienas notarinis veiksmas, kad klientas galėtų suplanuoti savo laiką.
Aptarnavimas lietuvių, anglų ir rusų kalba
Notarų biurai dažnai aptarnauja ir užsienio piliečius — nekilnojamojo turto sandoriai, įgaliojimai, dokumentų tvirtinimas. Agnė kalba lietuviškai, o jei klientas pradeda kalbėti angliškai ar rusiškai, gali tęsti pokalbį ta kalba — taip dalis užsienio klientų gauna informaciją be vertėjo ir be papildomo laukimo. Reikia platesnio kalbų palaikymo (pvz., lenkų ar ukrainiečių)? Tai siūlo verslo sprendimas ainora.lt.
DI vs žmogus registratūroje notarų biure
Palyginimas padeda suprasti, kur notarų biuro automatizavimas su DI duoda didžiausią naudą:
| Kriterijus | Administratorė | DI asistentas |
|---|---|---|
| Darbo laikas | 8 val./dieną, darbo dienomis | 24/7, be pertraukų ir atostogų |
| Kalbos | 1-2 kalbos | Lietuvių, EN/RU jei klientas pradeda ta kalba |
| Vienu metu skambučiai | 1 skambutis | Neribotai vienu metu |
| Dokumentų žinios | Priklauso nuo patirties | Pilnas dokumentų reikalavimų sąrašas kiekvienai paslaugai |
| Kaina per mėnesį | 1 200-1 800 EUR + mokesčiai | 49 €/mėn už 75 pokalbių minutes |
| Atsakymo greitis | Gali neatsiliepti, jei užimta | <1 sekundė, visada |
| Duomenų fiksavimas | Rankiniai užrašai, galimos klaidos | Automatinis, struktūruotas, be klaidų |
Svarbu: DI asistentas nepakeičia notaro — jis pakeičia rutininį telefono darbą ir leidžia notarui bei administratorei koncentruotis į klientų aptarnavimą biure.
Kokiems notarų biurams tinka DI asistentas?
DI asistentas notarų biurui tinka įvairaus dydžio ir specializacijos notarinėms įstaigoms:
- Vieno notaro biurai — kai notaras dirba su klientu, telefonas negali likti neatsakytas. Agnė perima visus skambučius, užrašo klientų vardus ir reikalus ir atsiunčia santraukas, kol notaras tvirtina dokumentus.
- Dideli notarų biurai — kelių notarų biurai gauna didelį skambučių srautą. Agnė suvaldo neribotą kiekį skambučių vienu metu ir santraukoje pažymi paslaugos tipą, kad biuras žinotų, kuriam notarui perduoti perskambinimą.
- Biurai su tarptautiniais klientais — notarų biurai, aptarnaujantys užsienio piliečius (NT sandoriai, įgaliojimai, apostilės), laimi iš to, kad Agnė be lietuvių kalbos gali tęsti pokalbį angliškai ar rusiškai ir paaiškinti dokumentų reikalavimus.
- Biurai prie registrų centrų — šie biurai gauna ypač daug pasikartojančių klausimų apie kainas ir dokumentus. DI asistentas automatizuoja šiuos atsakymus ir atlaisvina administratorės laiką.
DI asistento privalumai notarų biurui
Konkreti nauda, kurią DI asistentas atneša notarų biurui:
1. Nė vienas skambutis neprarandamas
DI asistentas atsiliepia į kiekvieną skambutį per mažiau nei 1 sekundę — nesvarbu, ar tai darbo diena, ar sekmadienis, ar Kalėdos. Klientas visada gauna atsakymą, o ne signalą „užimta" arba „neatsakyta".
2. Klientai atvyksta pasiruošę
Kadangi DI asistentas tiksliai paaiškina, kokius dokumentus atsinešti, klientai atvyksta su visais reikalingais popieriais. Tai reiškia mažiau atšauktų vizitų, mažiau papildomo darbo notarui ir greitesnį aptarnavimą.
3. Užsienio klientų aptarnavimas
Jei klientas pradeda kalbėti angliškai ar rusiškai, Agnė tęsia pokalbį ta kalba, todėl dalis užsienio piliečių gali gauti informaciją apie dokumentų reikalavimus, apostilės procesą ir palikti savo reikalą be vertėjo. Platesnio kalbų palaikymo poreikiai → ainora.lt.
4. Administratorės darbo optimizavimas
Agnė perima 60-80% rutininių skambučių (kainų klausimai, dokumentų reikalavimai, darbo laikas, vardo ir reikalo užrašymas perskambinimui). Administratorė gali koncentruotis į klientų aptarnavimą biure, dokumentų ruošimą ir notaro pagalbą.
5. BDAR atitiktis
Notarų biurai dirba su itin jautriais duomenimis. DI asistentas visiškai atitinka BDAR reikalavimus — asmens duomenys šifruojami, saugomi ES serveriuose, o prieiga kontroliuojama pagal teisės aktų reikalavimus.
Kaip pradėti naudoti DI asistentą notarų biurui
Procesas paprastas ir greitas — jokių sudėtingų integracijų ar ilgo diegimo:
1 žingsnis: Nemokama konsultacija. Aptariame Jūsų notarų biuro specifiką — kokias paslaugas teikiate, koks skambučių srautas, kokius klausimus dažniausiai užduoda klientai, ar aptarnaujate užsienio piliečius.
2 žingsnis: DI konfigūracija. Sukonfigūruojame Agnę su Jūsų paslaugų kainoraščiu, dokumentų reikalavimais, darbo valandomis, dažniausiais klausimais ir el. pašto adresu, kuriuo siųsti pokalbių santraukas.
3 žingsnis: Paleidimas ir optimizavimas. DI asistentas pradeda dirbti. Stebime pirmuosius skambučius, optimizuojame atsakymus ir užtikriname, kad klientai gauna tikslią informaciją apie kiekvieną notarinį veiksmą.
Norite, kad Jūsų notarų biuras nepraleistų nė vieno skambučio?
Suplanuokite nemokamą konsultaciją ir sužinokite, kaip DI asistentas gali padėti Jūsų notarų biurui priimti daugiau klientų ir pagerinti aptarnavimo kokybę.
Užsisakyti dabar →Dažnai užduodami klausimai
Kiek kainuoja DI asistentas notarų biurui?
Vienas planas — 49 €/mėn už 75 pokalbių minutes. Jei minučių prireikia daugiau, pridedamas minučių paketas nuo 50 min už 22,50 €. Be ilgalaikių įsipareigojimų. Didesnės apimties ar specifinių integracijų poreikiams skirtas verslo sprendimas ainora.lt.
Ar DI asistentas supranta teisinius terminus?
Taip. DI asistentas apmokytas su notarinių paslaugų terminija — supranta notarinius veiksmus, dokumentų tipus, teisinius terminus lietuvių, anglų ir rusų kalbomis. Jis tiksliai paaiškina dokumentų reikalavimus kiekvienai paslaugai.
Ar DI asistentas gali dirbti su užsienio piliečiais?
Iš dalies. Agnė kalba lietuviškai, o jei klientas pradeda kalbėti angliškai ar rusiškai, gali tęsti pokalbį ta kalba. Tai padeda aptarnauti dalį užsienio klientų — paaiškinti dokumentų reikalavimus, apostilės procesą ir užrašyti reikalą perskambinimui. Platesnio kalbų palaikymo (pvz., lenkų ar ukrainiečių) reikia? Tai siūlo verslo sprendimas ainora.lt.
Kas nutinka, jei klientas turi sudėtingą teisinį klausimą?
Agnė neteikia teisinių konsultacijų. Sudėtingu atveju ji ramiai užrašo kliento vardą, reikalą ir kontaktą, paaiškina, kad notaras ar biuro darbuotojas netrukus perskambins, ir iš karto atsiunčia biurui el. laišką su pokalbio santrauka, transkripcija ir įrašu. Klientas neliks be atsako — biuras turi viską, ko reikia, kad greitai perskambintų. Gyvo skambučio peradresavimo (perjungimo notarui pokalbio metu) reikia? Tai daro verslo sprendimas ainora.lt.
English summary
AI voice assistant for notary offices answers every call 24/7, explains document requirements for each notarial act (wills, real estate transactions, powers of attorney), provides pricing information, and takes the caller's name and reason — then emails the office a summary with the full transcript and recording so staff can call back and arrange the visit. The notary stays focused on clients in the office. Agnė speaks Lithuanian and can continue in English or Russian if the caller starts in that language. She handles unlimited simultaneous calls and ensures GDPR compliance for sensitive legal data. By design the product is deliberately simple — it does not book into calendars, place outbound or SMS messages, transfer live calls, or integrate with office-management systems; it is billed at €49/mo for 75 conversation minutes. For real calendar/CRM integration, multi-language support or live call transfer, see the business solution at ainora.lt. Clients still arrive better prepared with correct documents, reducing cancellations. Learn more about our AI solution for notary offices or Užsisakyti dabar →.