Notarų biuro telefonas skamba be perstojo: klientai klausia apie dokumentų reikalavimus, nori registruotis vizitui, teiraujasi kainų. Tuo metu notaras tvirtina sandorį ir negali atsiliepti, o administratorė jau kalbasi su kitu klientu. Kiekvienas neatsakytas skambutis — tai potencialus klientas, kuris skambins kitam notarui. DI balso asistentas notarų biurui išsprendžia šią problemą: atsiliepia į kiekvieną skambutį 24/7, paaiškina dokumentų reikalavimus ir užregistruoja vizitą — kol notaras ramiai dirba savo darbą.
Notarų biurų komunikacijos iššūkiai
Notarų biuras — tai vieta, kur susitinka teisiniai formalumai ir kasdieniniai žmonių poreikiai. Nekilnojamojo turto sandoriai, testamentai, įgaliojimai, sutarčių tvirtinimas — kiekvienas veiksmas reikalauja tikslios informacijos ir tinkamų dokumentų. Tačiau būtent informacijos suteikimas užima didžiąją dalį administratorės darbo laiko.
Tipinė situacija Lietuvos notarų biure atrodo taip:
- Notaras tvirtina sandorį su klientu — negali atsiliepti į telefoną
- Administratorė paaiškina vienam klientui, kokius dokumentus atsinešti dėl buto pardavimo, o tuo metu skamba dar du telefonai
- Klientas skambina vakarais ar savaitgaliais planuodamas vizitą — niekas neatsiliepia
- Užsienio pilietis bando sužinoti informaciją, bet administratorė kalba tik lietuviškai
Rezultatas? Vidutinis notarų biuras praranda iki 25-35% potencialių klientų vien dėl neatsakytų skambučių ir ribotų darbo valandų. Tai ypač skaudu, kai klientas jau yra pasirinkęs notarą ir tiesiog negauna atsakymo. Mūsų DI sprendimas notarų biurams padeda išspręsti būtent šią problemą.
Samdyti papildomą administratorę? Tai 1 200-1 800 EUR/mėn. išlaidos, o ji vis tiek dirba tik darbo valandomis, kalba 1-2 kalbomis ir negali aptarnauti kelių klientų vienu metu.
Kaip DI asistentas veikia notarų biure
DI balso agentas notarų biurui — tai dirbtinio intelekto sistema, kuri atsiliepia į skambučius natūralia kalba, supranta kliento poreikius ir atlieka konkrečius veiksmus. Tai ne paprastas atsakiklis — tai pilnavertis pokalbio partneris, kuris žino Jūsų notarų biuro paslaugas, kainas, dokumentų reikalavimus ir darbo tvarką.
Vizitų registracija pagal paslaugos tipą
Kai klientas skambina norėdamas užsiregistruoti, DI asistentas sistemingai surenka visą reikalingą informaciją:
- Kokio notarinio veiksmo reikia (testamento tvirtinimas, NT sandoris, įgaliojimas, sutartis)
- Kiek šalių dalyvauja sandoryje
- Ar klientas turi visus reikalingus dokumentus
- Pageidaujamą datą ir laiką
- Kontaktinius duomenis
Visa ši informacija iš karto patenka į biuro sistemą arba siunčiama administratorei — struktūruota ir aiški, paruošta vizitui.
Dokumentų reikalavimų paaiškinimas
Viena dažniausių priežasčių, kodėl klientai skambina notarų biurui — sužinoti, kokius dokumentus atsinešti. DI asistentas tiksliai žino kiekvieno notarinio veiksmo dokumentų reikalavimus:
- NT sandoris: asmens tapatybės dokumentas, nuosavybės dokumentai, kadastro pažyma, sutikimas sutuoktinio (jei taikoma), banko patvirtinimas
- Testamentas: asmens tapatybės dokumentas, turto aprašymas, pageidaujamų paveldėtojų duomenys
- Įgaliojimas: asmens tapatybės dokumentas, įgaliojamo asmens duomenys, tikslus veiksmų sąrašas
- Apostilė: originalus dokumentas, vertimas (jei reikia), asmens tapatybės dokumentas
Klientas gauna tikslią informaciją iš karto, be laukimo — ir atvyksta pasiruošęs, kas taupo notaro ir kliento laiką.
Kainų ir trukmės informacija
DI asistentas žino Jūsų kainoraštį ir gali iš karto atsakyti: kiek kainuoja nekilnojamojo turto sandorio tvirtinimas, testamento sudarymas, įgaliojimo patvirtinimas ar dokumento kopijos tvirtinimas. Taip pat informuoja, kiek orientaciškai trunka kiekvienas notarinis veiksmas, kad klientas galėtų suplanuoti savo laiką.
Daugiakalbis aptarnavimas
Notarų biurai dažnai aptarnauja užsienio piliečius — nekilnojamojo turto sandoriai, įgaliojimai, dokumentų tvirtinimas. DI asistentas kalba 5 kalbomis (lietuvių, anglų, rusų, lenkų, ukrainiečių), todėl užsienio klientas gali gauti visą informaciją savo kalba — be vertėjo ir be papildomo laukimo.
DI vs žmogus registratūroje notarų biure
Palyginimas padeda suprasti, kur notarų biuro automatizavimas su DI duoda didžiausią naudą:
| Kriterijus | Administratorė | DI asistentas |
|---|---|---|
| Darbo laikas | 8 val./dieną, darbo dienomis | 24/7, be pertraukų ir atostogų |
| Kalbos | 1-2 kalbos | 5 kalbos (LT, EN, RU, PL, UA) |
| Vienu metu skambučiai | 1 skambutis | Neribotai vienu metu |
| Dokumentų žinios | Priklauso nuo patirties | Pilnas dokumentų reikalavimų sąrašas kiekvienai paslaugai |
| Kaina per mėnesį | 1 200-1 800 EUR + mokesčiai | Individuali kaina pagal apimtis |
| Atsakymo greitis | Gali neatsiliepti, jei užimta | <1 sekundė, visada |
| Duomenų fiksavimas | Rankiniai užrašai, galimos klaidos | Automatinis, struktūruotas, be klaidų |
Svarbu: DI asistentas nepakeičia notaro — jis pakeičia rutininį telefono darbą ir leidžia notarui bei administratorei koncentruotis į klientų aptarnavimą biure.
Kokiems notarų biurams tinka DI asistentas?
DI asistentas notarų biurui tinka įvairaus dydžio ir specializacijos notarinėms įstaigoms:
- Vieno notaro biurai — kai notaras dirba su klientu, telefonas negali likti neatsakytas. DI asistentas perima visus skambučius ir registruoja vizitus, kol notaras tvirtina dokumentus.
- Dideli notarų biurai — kelių notarų biurai gauna didelį skambučių srautą. DI asistentas suvaldo neribotą kiekį skambučių vienu metu ir nukreipia klientus pas tinkamą notarą pagal paslaugos tipą.
- Biurai su tarptautiniais klientais — notarų biurai, aptarnaujantys užsienio piliečius (NT sandoriai, įgaliojimai, apostilės), laimi iš daugiakalbio DI asistento, kuris paaiškina dokumentų reikalavimus kliento gimtąja kalba.
- Biurai prie registrų centrų — šie biurai gauna ypač daug pasikartojančių klausimų apie kainas ir dokumentus. DI asistentas automatizuoja šiuos atsakymus ir atlaisvina administratorės laiką.
DI asistento privalumai notarų biurui
Konkreti nauda, kurią DI asistentas atneša notarų biurui:
1. Nė vienas skambutis neprarandamas
DI asistentas atsiliepia į kiekvieną skambutį per mažiau nei 1 sekundę — nesvarbu, ar tai darbo diena, ar sekmadienis, ar Kalėdos. Klientas visada gauna atsakymą, o ne signalą „užimta" arba „neatsakyta".
2. Klientai atvyksta pasiruošę
Kadangi DI asistentas tiksliai paaiškina, kokius dokumentus atsinešti, klientai atvyksta su visais reikalingais popieriais. Tai reiškia mažiau atšauktų vizitų, mažiau papildomo darbo notarui ir greitesnį aptarnavimą.
3. Užsienio klientų aptarnavimas
5 kalbų palaikymas reiškia, kad užsienio pilietis gali gauti tikslią informaciją apie dokumentų reikalavimus, apostilės procesą ir vizito registraciją savo kalba — be vertėjo ir be nesusipratimų.
4. Administratorės darbo optimizavimas
DI asistentas perima 60-80% rutininių skambučių (kainų klausimai, dokumentų reikalavimai, darbo laikas, registracija). Administratorė gali koncentruotis į klientų aptarnavimą biure, dokumentų ruošimą ir notaro pagalbą.
5. BDAR atitiktis
Notarų biurai dirba su itin jautriais duomenimis. DI asistentas visiškai atitinka BDAR reikalavimus — asmens duomenys šifruojami, saugomi ES serveriuose, o prieiga kontroliuojama pagal teisės aktų reikalavimus.
Kaip pradėti naudoti DI asistentą notarų biurui
Procesas paprastas ir greitas — jokių sudėtingų integracijų ar ilgo diegimo:
1 žingsnis: Nemokama konsultacija. Aptariame Jūsų notarų biuro specifiką — kokias paslaugas teikiate, koks skambučių srautas, kokius klausimus dažniausiai užduoda klientai, ar aptarnaujate užsienio piliečius.
2 žingsnis: DI konfigūracija. Per 1-5 darbo dienas sukonfigūruojame DI asistentą su Jūsų paslaugų kainoraščiu, dokumentų reikalavimais, darbo valandomis ir dažniausiais klausimais. Integruojame su kalendoriumi ir registracijos sistema.
3 žingsnis: Paleidimas ir optimizavimas. DI asistentas pradeda dirbti. Stebime pirmuosius skambučius, optimizuojame atsakymus ir užtikriname, kad klientai gauna tikslią informaciją apie kiekvieną notarinį veiksmą.
Norite, kad Jūsų notarų biuras nepraleistų nė vieno skambučio?
Suplanuokite nemokamą konsultaciją ir sužinokite, kaip DI asistentas gali padėti Jūsų notarų biurui priimti daugiau klientų ir pagerinti aptarnavimo kokybę.
NEMOKAMA KONSULTACIJA →Dažnai užduodami klausimai
Kiek kainuoja DI asistentas notarų biurui?
Kaina priklauso nuo skambučių kiekio ir reikalingo funkcionalumo. Susisiekite dėl nemokamos konsultacijos — įvertinsime Jūsų notarų biuro poreikius ir pateiksime individualų pasiūlymą.
Ar DI asistentas supranta teisinius terminus?
Taip. DI asistentas apmokytas su notarinių paslaugų terminija — supranta notarinius veiksmus, dokumentų tipus, teisinius terminus lietuvių, anglų ir rusų kalbomis. Jis tiksliai paaiškina dokumentų reikalavimus kiekvienai paslaugai.
Ar DI asistentas gali dirbti su užsienio piliečiais?
Taip. DI asistentas kalba 5 kalbomis — lietuvių, anglų, rusų, lenkų ir ukrainiečių. Tai ypač svarbu notarų biurams, kurie tvirtina dokumentus užsienio piliečiams, nes asistentas gali paaiškinti dokumentų reikalavimus ir apostilės procesą kliento kalba.
Kas nutinka, jei klientas turi sudėtingą teisinį klausimą?
DI asistentas atpažįsta sudėtingus teisinius atvejus ir peradresuoja skambutį notarui arba asistentui su visu pokalbio kontekstu. Klientas niekada neliks be atsakymo — jei DI negali padėti, jis užtikrina, kad žmogus perims pokalbį.
English summary
AI voice assistant for notary offices answers every call 24/7, schedules appointments by service type (wills, real estate transactions, powers of attorney), explains document requirements for each notarial act, and provides pricing information — all while the notary focuses on serving clients in the office. The assistant speaks 5 languages (Lithuanian, English, Russian, Polish, Ukrainian), which is especially valuable for notary offices serving foreign citizens. It handles unlimited simultaneous calls, ensures GDPR compliance for sensitive legal data, and integrates with office management systems. Clients arrive better prepared with correct documents, reducing cancellations and saving everyone's time. Learn more about our AI solution for notary offices or book a free consultation.