Sausio pabaiga. Apskaitos įmonės buhalterės dirba viršvalandžius — metinių deklaracijų sezonas. Telefonas skamba kas penkias minutes: „Ar jau pateikta mano deklaracija?", „Kokius dokumentus dar turiu atsiųsti?", „Kada mokėti PVM?", „Ar galiu gauti pažymą iš VMI?" Buhalterė bando vienu metu suvesti duomenis, atsiliepti į telefoną ir atsakyti į el. laiškus. Rezultatas — klaidos, stresas ir nepatenkinti klientai. DI balso asistentas apskaitos įmonei sprendžia šią problemą: atsiliepia į kiekvieną skambutį 24/7, atsako į dažniausius klausimus, užfiksuoja konsultacijų užklausas su pageidaujamu laiku ir atsiunčia įmonei pokalbio santrauką el. paštu - o buhalterė gali susikoncentruoti į tai, ką moka geriausiai.
Apskaitos įmonių komunikacijos iššūkiai
Apskaitos verslas turi aiškų sezoninį ritmą — yra mėnesiai, kai telefonas skamba nepertraukiamai, ir mėnesiai, kai užklausų srautas sumažėja. Tačiau net ir „ramiais" mėnesiais klientai skambina dėl PVM deklaracijų, darbo užmokesčio klausimų, sąskaitų faktūrų ir mokėjimų. Problema ta, kad buhalteris, kuris atsiliepia į telefoną, tuo metu nedirba savo pagrindinio darbo — ir klaidos skaičiuose kainuoja brangiau nei bet koks praleistas skambutis.
Tipinės apskaitos įmonės komunikacijos problemos:
- Mokestinių deklaracijų sezonai (sausis–kovas, liepa) — telefonas skamba nepertraukiamai, buhalterės negali susikoncentruoti
- Klientai skambina dėl tų pačių klausimų: „Kada mokėti PVM?", „Ar gavote mano dokumentus?", „Kokia mano GPM suma?"
- Dokumentų surinkimas — klientai uždelsia, o apskaitos įmonė turi vaikščioti paskui juos ir priminti
- Nauji klientai skambina dėl konsultacijos — tačiau buhalterės užimtos ir negali atsiliepti pirmu skambučiu
- Po darbo valandų klientai turi skubių klausimų — bet apskaitos įmonė jau nedirba
Mažos ir vidutinės apskaitos įmonės dažniausiai neturi atskiros administratorės. Buhalterės pačios atsako į telefoną — ir kiekvienas skambutis atima laiką nuo tiesioginio darbo su skaičiais.
Kaip DI asistentas veikia apskaitos įmonėje
DI balso asistentas apskaitos įmonei - tai dirbtinio intelekto sistema, kuri atsiliepia į klientų skambučius natūralia lietuvių kalba, atsako į dažniausius apskaitos klausimus apie mokestinius terminus, užfiksuoja dokumentų ir konsultacijų užklausas ir atsiunčia įmonei pokalbio santrauką el. paštu. Tai ne atsakiklis - tai intelektualus asistentas, apmokytas su Jūsų įmonės specifika ir Lietuvos mokestine sistema. Pati klientams neperskambina ir į kalendorių neįrašo: tai padaro buhalteris, gavęs santrauką.
Klientų užklausų valdymas
Didžioji dalis skambučių apskaitos įmonei yra pasikartojantys ir informaciniai. DI asistentas atsako į juos iš karto, be laukimo:
- PVM klausimai: kada pateikti deklaraciją, koks PVM tarifas, kokie dokumentai reikalingi PVM atskaitai
- GPM klausimai: metinės deklaracijos terminas, kokias išlaidas galima atimti, kur rasti deklaracijos formą
- Darbo užmokesčio klausimai: kada bus apskaičiuoti atlyginimai, kokios socialinio draudimo įmokos, atostogų skaičiavimas
- Dokumentų pateikimas: kokius dokumentus atsiųsti, kokiu formatu, iki kada
- Pažymų ir ataskaitų užsakymas: pelno nuostolių ataskaita, balansas, VMI pažymos
Klientas gauna atsakymą per kelias sekundes — ne per kelias valandas. O buhalterė nenutraukia savo darbo dėl klausimo, į kurį atsakymas yra standartinis.
Klausimai apie mokestinius terminus
Lietuvos mokestinė sistema turi dešimtis terminų per metus, todėl klientai dažnai skambina pasiteirauti. DI asistentas atsako į šiuos klausimus iš karto pagal jūsų paruoštą informaciją:
- PVM deklaracija - kada terminas (iki kito mėnesio 25 d.) ir ką reikia pateikti
- GPM deklaracija - metinės deklaracijos terminas (iki gegužės 1 d.) ir avansiniai mokėjimai
- Pelno mokestis - metinės deklaracijos ir avansinių mokėjimų terminai
- Sodros ataskaitos - 1-SD ir 2-SD formų pateikimo tvarka
- Individualūs terminai - konkrečiam klientui aktualūs terminai pagal jo veiklos tipą (IV, IĮ, UAB, MB)
Po pokalbio įmonė gauna santrauką el. paštu, todėl matote, kuris klientas dėl ko skambino. Norite, kad DI pati aktyviai skambintų klientams ir primintų apie artėjančius terminus bei trūkstamus dokumentus? Tokias išeinančias kampanijas kuriame per ainora.lt.
Dokumentų užklausos
Vienas didžiausių apskaitos įmonių galvos skausmų - klientai, kurie nelaiku pateikia dokumentus. Sąskaitos faktūros, banko išrašai, kasos operacijos, sutartys - visa tai turi būti surinkta prieš deklaracijų pateikimą. Kai klientas paskambina dėl dokumentų, DI asistentas:
- Paaiškina, ko reikia - nurodo konkretų trūkstamų dokumentų sąrašą pagal jūsų paruoštą informaciją
- Užfiksuoja pažadą - jei klientas žada atsiųsti, DI asistentas užrašo, ką ir iki kada
- Perduoda įmonei - pokalbio santrauka su kliento kontaktu iškart atkeliauja el. paštu
Norite, kad DI pati aktyviai skambintų vėluojantiems klientams, perskambintų patikrinti ir jungtųsi prie jūsų apskaitos sistemos automatiniam dokumentų sekimui? Tokį sprendimą kuriame per ainora.lt.
Konsultacijų užklausų fiksavimas
Nauji ir esami klientai dažnai nori pasikonsultuoti su buhalteriu - dėl naujos veiklos formos, darbuotojo priėmimo, mokestinio optimizavimo ar kito sudėtingesnio klausimo. DI asistentas surenka viską, ko reikia konsultacijai suderinti:
- Nustato konsultacijos temą - kad buhalteris žinotų, ko tikėtis
- Užrašo pageidaujamą laiką į pokalbio santrauką
- Užfiksuoja kliento vardą ir telefono numerį
- Iškart atsiunčia įmonei santrauką el. paštu, kad buhalteris perskambintų ir suderintų tikslų laiką kalendoriuje
Norite, kad DI pati tikrintų buhalterio kalendorių ir iškart įrašytų konsultaciją realiu metu? Tokį platesnės apimties sprendimą kuriame per ainora.lt.
Sudėtingų klausimų pažymėjimas tinkamam specialistui
Kai klientas užduoda sudėtingą mokestinį klausimą, kuris reikalauja individualaus vertinimo, DI asistentas nespėlioja - jis užfiksuoja klausimą ir santraukoje pažymi, kuriam specialistui jis skirtas:
- PVM klausimai - pažymimi PVM specialistui su kliento kontekstu ir klausimo formuluote
- GPM ir pelno mokestis - pažymimi mokesčių konsultantui
- Darbo užmokestis ir Sodra - pažymimi personalo apskaitos specialistui
- Nauji klientai - pažymimi pardavimų ar partnerystės atsakingam asmeniui
Pokalbio santrauka iškart atkeliauja įmonei el. paštu, todėl klientas žino, kad jo klausimas pasieks tinkamą specialistą - o ne pasimes praleistų skambučių sąraše. (Tiesioginį skambučio perjungimą gyvam specialistui kuriame per ainora.lt.)
DI asistentas vs administratorė: palyginimas
| Kriterijus | Administratorė / buhalterė | DI asistentas |
|---|---|---|
| Darbo laikas | 8 val./dieną, darbo dienomis | 24/7, įskaitant savaitgalius ir šventes |
| Klausimai apie terminus | Atsako, jei spėja prie telefono | Atsako iš karto ir užfiksuoja santraukoje |
| Dokumentų užklausos | Rankinis, chaotiškas | Užfiksuoja ir perduoda santraukoje |
| Vienu metu skambučiai | 1 skambutis | Neribotai vienu metu |
| Kalbos | 1–2 kalbos | Kalba lietuviškai, prisitaiko prie kalbančiojo (LT, EN, RU) |
| Kaina per mėnesį | Atlyginimas + mokesčiai | €49/mėn, 75 pokalbio min. įskaičiuota |
Kokioms apskaitos įmonėms tinka DI asistentas
- Individualūs buhalteriai ir mažos apskaitos įmonės (1–5 darbuotojai) — kiekvienas skambutis nutraukia darbą. DI asistentas perima rutiną ir leidžia buhalteriui dirbti be pertraukimų.
- Vidutinės apskaitos įmonės (5–20 darbuotojų) - didelis klientų portfelis, daug pasikartojančių klausimų. DI asistentas perima informacinius skambučius ir užfiksuoja užklausas santraukose, o buhalterės dirba su sudėtingais atvejais.
- Specializuotos apskaitos įmonės (tarptautinė apskaita, pelno mokestis, auditas) — DI asistentas gali būti apmokytas su specifine terminija ir procesais.
- Apskaitos įmonės su sezoniniu piku — sausio–kovo ir liepos mėnesiai neįmanomi be papildomų rankų. DI asistentas absorbuoja piko skambučius be papildomų kaštų.
Praktinis pavyzdys: mokestinis sezonas su DI asistentu
Įsivaizduokite vasario mėnesį apskaitos įmonėje, kuri aptarnauja 80 klientų:
Be DI asistento: Telefonas skamba 30–40 kartų per dieną. Buhalterės atsiliepti gali tik kas antrą kartą. Klientai pyksta, kartoja skambučius, siunčia el. laiškus su tais pačiais klausimais. Dokumentų surinkimas vėluoja, nes buhalterė nespėja visiems priminti. Deklaracijos pateikiamos paskutinę dieną — stresas ir klaidų rizika.
Su DI asistentu: DI asistentas atsiliepia į visus 40 skambučių. 25 iš jų - informaciniai (terminai, dokumentų sąrašai, standartiniai klausimai) - atsakomi iš karto. 10 - konsultacijų užklausos - užfiksuojamos su pageidaujamu laiku ir atsiunčiamos buhalterei el. paštu. 5 - sudėtingi klausimai - pažymimi buhalterei santraukoje su kontekstu. Buhalterė ryte mato tvarkingą visų užklausų sąrašą ir perskambina patogiu metu - dirba ramiai, klaidos mažėja, klientai patenkinti.
Kaip pradėti naudoti
Pradžia paprasta ir savitarnos principu - be derybų, be sutarties:
1 žingsnis: Registracija. Užsiregistruokite adresu atsiliepsiu.lt/signup ir per kelias minutes pasakykite, kokias paslaugas teikiate ir kokius klausimus dažniausiai užduoda klientai. DI asistentas susikuria pagal jūsų informaciją.
2 žingsnis: Aktyvacija per 1-2 darbo dienas. Priskiriame jūsų numerį, o DI asistentas pasiruošia priimti skambučius. Paslaugų sąrašą, mokestinius terminus ir dokumentų reikalavimus galite koreguoti bet kada.
3 žingsnis: Veikia 24/7. DI asistentas atsiliepia į kiekvieną skambutį, atsako į standartinius klausimus, fiksuoja užklausas ir siunčia santraukas el. paštu. Be sutarties, atšaukti galite bet kada, o pirmą mėnesį galioja pinigų grąžinimo garantija.
Norite, kad Jūsų apskaitos įmonės buhalterės galėtų susikoncentruoti į skaičius - ne į telefoną?
Užsisakykite per kelias minutes adresu atsiliepsiu.lt/signup. €49/mėn, 75 pokalbio minutės įskaičiuota, aktyvacija per 1-2 darbo dienas. Be sutarties, atšaukti galite bet kada, pirmą mėnesį galioja pinigų grąžinimo garantija.
Užsisakyti dabar →Dažnai užduodami klausimai (DUK)
Kiek kainuoja DI asistentas apskaitos įmonei?
Viena kaina visiems - €49 per mėnesį. Į kainą įskaičiuota 75 pokalbio minutės, aktyvacija per 1-2 darbo dienas, jokios sutarties, atšaukti galite bet kada. Pirmą mėnesį galioja pinigų grąžinimo garantija. Užsisakyti galite iškart adresu atsiliepsiu.lt/signup.
Ar DI asistentas atsako į klientų klausimus apie mokestinius terminus?
Taip. Kai klientas paskambina pasiteirauti apie PVM deklaracijų, GPM, pelno mokesčio ar kitus terminus, DI asistentas atsako pagal jūsų paruoštą informaciją ir užfiksuoja užklausą santraukoje. Jei reikia, kad DI pati aktyviai skambintų klientams ir primintų apie artėjančius terminus ar trūkstamus dokumentus, tokias išeinančias kampanijas kuriame per ainora.lt.
Ar DI asistentas gali atsakyti į klausimus apie PVM ar GPM?
DI asistentas gali atsakyti į bendrus klausimus apie PVM ir GPM terminus, tarifus ir deklaravimo tvarką pagal iš anksto paruoštą informaciją. Tačiau individualias mokestines konsultacijas teikia tik buhalteris - tokius atvejus DI asistentas pažymi santraukoje ir iškart atsiunčia įmonei el. paštu, kad tinkamas specialistas galėtų perskambinti.
Kaip DI asistentas padeda surinkti klientų dokumentus?
Kai klientas paskambina dėl dokumentų (sąskaitų faktūrų, banko išrašų, kasos operacijų), DI asistentas paaiškina, ko reikia, užfiksuoja, ką klientas žada pateikti, ir atsiunčia įmonei santrauką el. paštu. Jei reikia, kad DI pati aktyviai skambintų vėluojantiems klientams ir jungtųsi prie jūsų apskaitos sistemos automatiniam dokumentų sekimui, tokį sprendimą kuriame per ainora.lt.
English summary
An AI voice assistant for accounting firms answers every inbound client call 24/7, particularly during tax season when accountants are overwhelmed with filings and cannot answer phones. The system answers common questions about VAT, personal income tax and payroll deadlines, captures consultation requests with the client's preferred time, flags complex tax questions for the right specialist, and instantly emails the firm a summary so the team can call back. It speaks Lithuanian and adapts to the caller's language (LT, EN, RU). Proactive deadline-reminder calls, automated document chasing and accounting-system integrations are available separately via ainora.lt. €49/mo, 75 conversation minutes included, activation in 1-2 business days. Learn more about AI assistants for business or Užsisakyti dabar →.