Advokatas sėdi posėdžių salėje — negali išimti telefono. Jo klientas, kuriam ateinančią savaitę gresia teismas dėl darbo ginčo, skambina jau antrą kartą. Niekas neatsiliepia. Po penkių minučių klientas skambina kitai advokatų kontorai. Pasirinkimas padarytas — ir ne Jūsų naudai. DI balso asistentė Agnė sprendžia šią problemą: atsiliepia į kiekvieną skambutį 24/7 lietuviškai, ramiai išklauso klientą, užrašo jo vardą ir reikalą ir iš karto atsiunčia kontorai el. laišką su pokalbio santrauka, transkripcija ir įrašu — kad galėtumėte perskambinti pirmiausiai.
Advokatų kontorų komunikacijos iššūkiai
Teisinės paslaugos — viena iš nedaugelio sričių, kurioje kliento skambutis dažnai reiškia krizę. Žmogus neskambina advokatui dėl smulkmenų: jis skambina, kai jam iškelta byla, kai suimtas artimas žmogus, kai gautas teismo šaukimas, kai verslo partneris pažeidė sutartį. Kiekvienas neatsakytas skambutis advokatų kontorai yra ne tik prarastas klientas — tai žmogus, paliktas su savo problemomis vienišas.
Tačiau tikrovė tokia, kad net ir geriausiai dirbanti advokatų kontora negali užtikrinti nuolatinio pasiekiamumo:
- Advokatai dalyvauja teismo posėdžiuose, derybose ir konsultacijose — dažnai keliomis valandomis iš eilės
- Rytiniai ir vakariniai skambučiai, kai sekretorės jau nebėra, lieka neatsakyti
- Savaitgaliais klientai panikuoja, tačiau kontora nedirba
- Atostogų ar ligonlapio metu skambučių srautas neišnyksta — jis persikelia į atsakiklį
- Viena sekretorė negali vienu metu atsiliepti į kelis skambučius piko valandomis
Rezultatas? Potencialūs klientai renkasi pirmą kontorą, kuri atsiliepė — net jei Jūsų paslaugos yra kokybiškesnės. Esamų klientų lojalumas kyla, kai jie jaučia, kad jų kontora visada pasiekiama. Sekretorės samdymas išsprendžia dalį problemos, tačiau papildomos 1 200–1 800 EUR/mėn. išlaidos ir darbo valandų apribojimas išlieka.
Kaip DI asistentas veikia advokatų kontoroje
DI balso asistentė Agnė — tai dirbtinio intelekto sistema, kuri atsiliepia į skambučius natūralia lietuvių kalba. Jos darbas sąmoningai paprastas ir aiškus: atsiliepti, ramiai išklausyti klientą, užrašyti jo vardą ir reikalą bei iš karto atsiųsti kontorai el. laišką su pokalbio santrauka, transkripcija ir įrašu. Tai ne paprasta telefono sekretorė ir ne IVR meniu sistema — tai intelektualus pokalbio partneris, apmokytas su Jūsų kontoros specifika. Jei klientas pradeda kalbėti angliškai ar rusiškai, Agnė gali tęsti ta kalba.
Kliento vardo ir reikalo užrašymas
Agnė ramiai išsiaiškina, su kuo kalba ir kodėl klientas skambina, kad advokatas iškart matytų pokalbio esmę:
- Kliento vardas ir kontaktas (telefonas, kuriuo perskambinti)
- Trumpas reikalo aprašymas savais žodžiais: dėl ko skambina, kas įvyko
- Galima bylos sritis, jei klientas pats ją įvardija (darbo teisė, šeimos teisė, baudžiamoji teisė, komercinė teisė, nekilnojamasis turtas, paveldėjimas)
- Ar atvejis skubus pagal kliento žodžius (artėjantis teismo posėdis, sulaikymas)
Ši informacija atkeliauja kontorai el. laišku, todėl advokatas žino, ko tikėtis, dar prieš perskambindamas — sutaupoma laiko, o klientas jaučia profesionalų požiūrį jau nuo pirmojo kontakto. Svarbu: Agnė neteikia teisinių konsultacijų ir nevertina bylos perspektyvų — tai palieka advokatui.
Santrauka kontorai — kad perskambintumėte pirmiausiai
Agnė pati nesusieja klientų su kalendoriumi ir neregistruoja vizitų į išorinę sistemą. Vietoje to ji surenka viską, ko reikia, kad kontora greitai perskambintų ir suderintų laiką:
- Po kiekvieno pokalbio kontorai išsiunčiamas el. laiškas su santrauka, kliento vardu, reikalu ir kontaktu
- Prie laiško pridedama pilna pokalbio transkripcija ir garso įrašas
- Skubius atvejus pagal kliento žodžius matysite santraukoje iš karto
- Kontora perskambina klientui ir suderina konsultacijos laiką
Jokio kliento nelieka be atsako — net jei skambino naktį ar savaitgalį, ryte laukia tvarkinga santrauka. Jei norite, kad sistema pati matytų advokatų kalendorių ir realiu laiku registruotų vizitus į CRM ar bylų valdymo sistemą, tai daro verslo sprendimas ainora.lt.
Informacija apie paslaugas ir sritis
Didžioji dalis pirminių skambučių advokatų kontorai — informaciniai: kiek kainuoja konsultacija, ar kontora užsiima tam tikra bylos sritimi, koks darbo laikas, kur yra biuras. Agnė atsako į šiuos klausimus iš karto, pagal Jūsų pateiktą informaciją, be laukimo:
- Praktikos sritys ir specializacija
- Konsultacijos kaina ir trukmė (jei skelbiama)
- Biuro adresas, darbo laikas, kontaktai
- Dokumentai, kuriuos reikia atsinešti konsultacijai
- Informacija apie teisines paslaugas, kurių kontora neteikia
Skubūs atvejai
Žmonės advokatui dažnai skambina krizės metu. Agnė ramiai išklauso, užrašo kliento žodžius ir santraukoje pažymi, kad atvejis skubus:
- Sulaikymas ar areštas — užrašoma esmė ir kontaktas, santrauka pažymima kaip skubi
- Teismo šaukimas kitai dienai — užfiksuojama kaip prioritetinė
- Vykdymo raštai ar turto areštas — pažymima kaip skubu santraukoje
- Komerciniai ginčai su terminu — užrašoma su skubumo žyme
Klientas išgirsta, kad jo reikalas užfiksuotas ir kad kontora netrukus perskambins — tai sumažina paniką ir sukuria pasitikėjimą. Reikia, kad sistema pati automatiškai skambintų ar siųstų SMS budinčiam advokatui kritiniu momentu? Tokį eskalavimo protokolą įgyvendina verslo sprendimas ainora.lt.
DI asistentas vs sekretorė advokatų kontorai
Palyginimas atskleidžia, kur advokatų kontoros automatizavimas su DI duoda didžiausią vertę:
| Kriterijus | Sekretorė | DI asistentas |
|---|---|---|
| Darbo laikas | 8 val./dieną, darbo dienomis | 24/7, įskaitant savaitgalius ir šventes |
| Vardo ir reikalo užrašymas | Ribota, priklauso nuo patirties | Nuosekli, struktūruota santrauka kiekvienam skambučiui |
| Skambučio užfiksavimas naktį/savaitgalį | Tik darbo valandomis | Iš karto, bet kuriuo paros metu |
| Vienu metu skambučiai | 1 skambutis | Neribotai vienu metu |
| Pokalbių fiksavimas | Rankiniai užrašai, galimos klaidos | Automatinė santrauka, struktūruota |
| Kalbos | 1–2 kalbos | Lietuvių, EN/RU jei klientas pradeda ta kalba |
| Kaina per mėnesį | 1 200–1 800 EUR + sodra ir mokesčiai | 49 €/mėn už 75 pokalbių minutes |
| BDAR atitiktis | Priklauso nuo vidinių procesų | Įdiegta sistemiškai, dokumentuota |
Svarbu: DI asistentas neatstoja advokato — jis neteikia teisinių konsultacijų ir neinterpretuoja įstatymų. Jo funkcija — užtikrinti, kad kiekvienas skambutis būtų priimtas, klientas jaustųsi išgirstas, o advokatas gautų struktūruotą informaciją prieš konsultaciją.
Kokioms kontoroms tinka DI asistentas
DI balso asistentas teikia vertę įvairaus dydžio ir specializacijos teisės įstaigoms:
- Individualūs advokatai ir solo praktikuojantys specialistai — vienas žmogus negali vienu metu teikti teisinę paslaugą ir atsiliepti į telefoną. DI asistentas tampa virtualiu biuro asistentu, kuris dirba visą parą ir niekada nesirgsta.
- Mažos advokatų kontoros (2–10 advokatų) — skambučių srautas auga sparčiau nei darbuotojų skaičius. DI asistentas absorbuoja pasikartojančius skambučius, o sekretorė gali koncentruotis į sudėtingesnes užduotis.
- Vidutinės ir didelės kontoros — piko valandomis, atostogų metu ar naktimis DI asistentas užtikrina nepertraukiamą pasiekiamumą. Skambučių srautas pasiskirsto tolygiau, mažiau „prarandamų" skambučių.
- Notarai ir teisės konsultantai — informacija apie notarines paslaugas, dokumentų sąrašus ir vardo bei reikalo užrašymas perskambinimui atlaisvina darbuotojus nuo pasikartojančių klausimų.
Konfidencialumas ir BDAR
Advokatų kontorai kliento konfidencialumas — ne tik gera praktika, bet ir teisinė prievolė pagal Advokatūros įstatymą. Todėl DI asistento diegimas teisės įstaigoje reikalauja ypač kruopštaus duomenų apsaugos vertinimo.
Mūsų DI asistentas sukurtas laikantis šių principų:
- Duomenų minimizavimas — DI renka tik tuos duomenis, kurie būtini registracijai atlikti. Nėra perteklinio klausimyno.
- ES duomenų centrai — visa informacija saugoma Europos Sąjungoje esančiuose serveriuose, atitinkančiuose BDAR reikalavimus.
- Šifravimas — pokalbiai ir jų santraukos šifruojami tiek perdavimo, tiek saugojimo metu.
- Prieigos kontrolė — tik įgalioti kontoros darbuotojai gali pasiekti pokalbių istorijas.
- Duomenų tvarkymo sutartis — sudaroma pagal BDAR 28 straipsnio reikalavimus, aiškiai apibrėžiant duomenų tvarkytojo ir valdytojo atsakomybes.
- Saugojimo terminas — duomenys saugomi tik tiek, kiek reikalinga, ir išsaugojami ar ištrinami pagal kontoros nustatytą politiką.
Daugiau apie DI ir duomenų apsaugą skaitykite mūsų straipsnyje DI balso asistentas ir BDAR (GDPR).
Kaip pradėti naudoti
Diegimo procesas pritaikytas advokatų kontoroms — paprastas, greitas ir nereikalaujantis techninių žinių:
1 žingsnis: Užsiregistruojate. Aptariame Jūsų kontoros specifiką — praktikos sritis, skambučių srautą ir dažniausius klientų klausimus. Įvertiname BDAR atitikties reikalavimus.
2 žingsnis: Konfigūracija ir testavimas. Sukonfigūruojame Agnę su Jūsų kontoros paslaugų sritimis, dažniausiais klientų klausimais ir el. pašto adresu, kuriuo siųsti pokalbių santraukas. Galite išbandyti, kaip ji atsiliepia.
3 žingsnis: Paleidimas ir optimizavimas. DI asistentas pradeda dirbti. Pirmosiomis savaitėmis stebime skambučių kokybę, optimizuojame atsakymus ir užtikriname, kad klientai gauna profesionalią, atitinkančią kontoros toną patirtį.
Norite, kad Jūsų advokatų kontora nepraleistų nė vieno kliento skambučio?
Užsisakykite Agnę ir nė vienas klientas neliks be atsako — ji atsiliepia 24/7, užrašo vardą ir reikalą ir atsiunčia santrauką, kad galėtumėte perskambinti pirmiausiai. 49 €/mėn už 75 pokalbių minutes, laikantis BDAR reikalavimų.
Užsisakyti dabar →Dažnai užduodami klausimai (DUK)
Kiek kainuoja DI asistentas advokatų kontorai?
Vienas planas — 49 €/mėn už 75 pokalbių minutes. Jei minučių prireikia daugiau, pridedamas minučių paketas nuo 50 min už 22,50 €. Be ilgalaikių įsipareigojimų. Didesnės apimties ar specifinių integracijų poreikiams skirtas verslo sprendimas ainora.lt.
Ar DI asistentas užtikrina kliento duomenų konfidencialumą ir BDAR atitiktį?
Taip. Visa sistema sukurta laikantis BDAR reikalavimų. Duomenys šifruojami tiek perdavimo, tiek saugojimo metu ir saugomi ES duomenų centruose. Sudaroma duomenų tvarkymo sutartis pagal BDAR 28 straipsnį, apibrėžianti visas atsakomybes. Prieiga prie pokalbių istorijų suteikiama tik įgaliotiems kontoros darbuotojams.
Ar DI asistentas integruojasi su mūsų teisine CRM ar bylų valdymo sistema?
atsiliepsiu.lt yra sąmoningai paprastas sprendimas — jis neturi integracijų su CRM, bylų valdymo ar kalendoriaus sistemomis. Po kiekvieno skambučio Agnė atsiunčia el. laišką su pokalbio santrauka, kliento vardu, reikalu, kontaktu, transkripcija ir įrašu, kuriuos lengva persikelti į savo sistemą. Jei reikia tikros integracijos per API, ją galima pasidaryti su verslo sprendimu ainora.lt.
Ką daro DI asistentas, jei klientas turi sudėtingą ar neatidėliotiną teisinę problemą?
Agnė neteikia teisinių konsultacijų ir nesprendžia bylos pati. Ji ramiai išklauso klientą, užrašo jo vardą, reikalą ir kontaktą, paaiškina, kad kontora netrukus perskambins, ir iš karto atsiunčia kontorai el. laišką su pokalbio santrauka, transkripcija ir įrašu. Taip žinosite apie skubų atvejį iškart ir galėsite perskambinti pirmiausiai. Skubaus eskalavimo protokolo (automatinio skambučio ar SMS advokatui) reikia? Tai daro verslo sprendimas ainora.lt.
English summary
An AI voice assistant for law firms answers every call 24/7 — including evenings, weekends and court days when attorneys are unavailable. Agnė speaks Lithuanian (and can continue in English or Russian if the caller starts in that language), calmly takes the caller's name and reason for calling, and immediately emails the firm a summary with the full transcript and recording — so you can call back first. She does not give legal advice, book into a calendar, place outbound or SMS notifications, or integrate with legal CRM systems — by design the product is deliberately simple, billed at €49/mo for 75 conversation minutes. For real CRM/calendar integrations, automated escalation calls or multi-language support, see the business solution at ainora.lt. The service is built for GDPR compliance with data processing agreements, EU-hosted data, and encryption. Learn more about AI assistants for business or Užsisakyti dabar →.