Advokatas sėdi posėdžių salėje — negali išimti telefono. Jo klientas, kuriam ateinančią savaitę gresia teismas dėl darbo ginčo, skambina jau antrą kartą. Niekas neatsiliepia. Po penkių minučių klientas skambina kitai advokatų kontorai. Pasirinkimas padarytas — ir ne Jūsų naudai. DI balso asistentas advokatų kontorai sprendžia šią problemą: atsiliepia į kiekvieną skambutį 24/7, surenka bylos kontekstą, užregistruoja konsultaciją ir skubiais atvejais nedelsiant susisiekia su budinčiu advokatu.
Advokatų kontorų komunikacijos iššūkiai
Teisinės paslaugos — viena iš nedaugelio sričių, kurioje kliento skambutis dažnai reiškia krizę. Žmogus neskambina advokatui dėl smulkmenų: jis skambina, kai jam iškelta byla, kai suimtas artimas žmogus, kai gautas teismo šaukimas, kai verslo partneris pažeidė sutartį. Kiekvienas neatsakytas skambutis advokatų kontorai yra ne tik prarastas klientas — tai žmogus, paliktas su savo problemomis vienišas.
Tačiau tikrovė tokia, kad net ir geriausiai dirbanti advokatų kontora negali užtikrinti nuolatinio pasiekiamumo:
- Advokatai dalyvauja teismo posėdžiuose, derybose ir konsultacijose — dažnai keliomis valandomis iš eilės
- Rytiniai ir vakariniai skambučiai, kai sekretorės jau nebėra, lieka neatsakyti
- Savaitgaliais klientai panikuoja, tačiau kontora nedirba
- Atostogų ar ligonlapio metu skambučių srautas neišnyksta — jis persikelia į atsakiklį
- Viena sekretorė negali vienu metu atsiliepti į kelis skambučius piko valandomis
Rezultatas? Potencialūs klientai renkasi pirmą kontorą, kuri atsiliepė — net jei Jūsų paslaugos yra kokybiškesnės. Esamų klientų lojalumas kyla, kai jie jaučia, kad jų kontora visada pasiekiama. Sekretorės samdymas išsprendžia dalį problemos, tačiau papildomos 1 200–1 800 EUR/mėn. išlaidos ir darbo valandų apribojimas išlieka.
Kaip DI asistentas veikia advokatų kontoroje
DI balso asistentas advokatų kontorai — tai dirbtinio intelekto sistema, kuri atsiliepia į skambučius natūralia lietuvių kalba, supranta teisinio pobūdžio užklausas ir atlieka konkrečius veiksmus: registruoja konsultacijas, kvalifikuoja bylas, teikia informaciją apie paslaugų sritis ir nedelsiant perduoda skubius atvejus budinčiam advokatui. Tai ne paprasta telefono sekretorė ir ne IVR meniu sistema — tai intelektualus pokalbio partneris, apmokytas su Jūsų kontoros specifika.
Pirminė klientų kvalifikacija
Prieš registruojant konsultaciją, DI asistentas atlieka pirminę bylos kvalifikaciją — nustato bylos tipą ir skubumą:
- Bylos sritis: darbo teisė, šeimos teisė, baudžiamoji teisė, komercinė teisė, nekilnojamasis turtas, paveldėjimas ir kt.
- Skubumas: ar skambina dėl esamos krizės (sulaikymas, teismo posėdis artimiausiomis dienomis), ar dėl planuojamos konsultacijos
- Pirminiai bylos faktai: kas įvyko, kada, kokie dokumentai yra rankose, ar jau yra kita šalis ar advokatas
- Kliento kontaktiniai duomenys ir pageidaujamas konsultacijos laikas
Ši informacija leidžia advokatui žinoti, ko tikėtis prieš konsultaciją — sutaupoma laiko, o klientas jaučia profesionalų požiūrį jau nuo pirmojo kontakto.
Konsultacijų registracija
DI asistentas integruojamas su kontoros kalendoriumi ir realiu laiku mato laisvus advokato laikus. Atsižvelgiant į bylos tipą, sistema gali nukreipti klientą pas tinkamą specialistą — baudžiamosios bylos pas baudžiamosios teisės advokatą, darbo ginčai pas darbo teisės specialistą. Procesas sklandus:
- Klientas nurodo pageidaujamą laiką ar laiko langą
- DI asistentas pateikia laisvus laikus ir patvirtina pasirinktą
- Klientas gauna patvirtinimą SMS arba el. paštu
- Advokato kalendoriuje atsiranda struktūruota registracija su bylos pirminiu aprašymu
Jokių pirmyn-atgal skambučių, jokių prarastų registracijų atostogų metu.
Informacija apie paslaugas ir sritis
Didžioji dalis pirminių skambučių advokatų kontorai — informaciniai: kiek kainuoja konsultacija, ar kontora užsiima tam tikra bylos sritimi, koks darbo laikas, kur yra biuras. DI asistentas atsako į visus šiuos klausimus iš karto, be laukimo:
- Praktikos sritys ir specializacija
- Konsultacijos kaina ir trukmė (jei skelbiama)
- Biuro adresas, darbo laikas, kontaktai
- Dokumentai, kuriuos reikia atsinešti konsultacijai
- Informacija apie teisines paslaugas, kurių kontora neteikia — ir nukreipimas pas atitinkamą specialistą
Skubių atvejų eskalavimas
Tai kritinė funkcija advokatų kontoroms. DI asistentas apmokytas atpažinti skubius teisinius atvejus ir veikia pagal iš anksto nustatytą protokolą:
- Sulaikymas ar areštas — nedelsiant skambina budinčiam advokatui ir perduoda viso pokalbio santrauką
- Teismo šaukimas kitai dienai — užfiksuojama kaip prioritetinė, advokatas informuojamas SMS
- Vykdymo raštai ar turto areštas — identifikuojama kaip skubu, advokatas informuojamas el. paštu ir SMS
- Komerciniai ginčai su terminu — registruojama su skubumo žyme ir advokatas informuojamas kuo greičiau
Klientas žino, kad jo skambutis buvo išgirstas ir kad advokatas susisieks — tai sumažina paniką ir sukuria pasitikėjimą kontora net ir naktį ar savaitgalį.
DI asistentas vs sekretorė advokatų kontorai
Palyginimas atskleidžia, kur advokatų kontoros automatizavimas su DI duoda didžiausią vertę:
| Kriterijus | Sekretorė | DI asistentas |
|---|---|---|
| Darbo laikas | 8 val./dieną, darbo dienomis | 24/7, įskaitant savaitgalius ir šventes |
| Pirminė kvalifikacija | Ribota, priklauso nuo patirties | Nuosekli, struktūruota, pagal protokolą |
| Skubių atvejų reakcija | Tik darbo valandomis | Iš karto, bet kuriuo paros metu |
| Vienu metu skambučiai | 1 skambutis | Neribotai vienu metu |
| Pokalbių fiksavimas | Rankiniai užrašai, galimos klaidos | Automatinė santrauka, struktūruota |
| Kalbos | 1–2 kalbos | 5 kalbos (LT, EN, RU, PL, UA) |
| Kaina per mėnesį | 1 200–1 800 EUR + sodra ir mokesčiai | Individuali kaina pagal apimtis |
| BDAR atitiktis | Priklauso nuo vidinių procesų | Įdiegta sistemiškai, dokumentuota |
Svarbu: DI asistentas neatstoja advokato — jis neteikia teisinių konsultacijų ir neinterpretuoja įstatymų. Jo funkcija — užtikrinti, kad kiekvienas skambutis būtų priimtas, klientas jaustųsi išgirstas, o advokatas gautų struktūruotą informaciją prieš konsultaciją.
Kokioms kontoroms tinka DI asistentas
DI balso asistentas teikia vertę įvairaus dydžio ir specializacijos teisės įstaigoms:
- Individualūs advokatai ir solo praktikuojantys specialistai — vienas žmogus negali vienu metu teikti teisinę paslaugą ir atsiliepti į telefoną. DI asistentas tampa virtualiu biuro asistentu, kuris dirba visą parą ir niekada nesirgsta.
- Mažos advokatų kontoros (2–10 advokatų) — skambučių srautas auga sparčiau nei darbuotojų skaičius. DI asistentas absorbuoja pasikartojančius skambučius, o sekretorė gali koncentruotis į sudėtingesnes užduotis.
- Vidutinės ir didelės kontoros — piko valandomis, atostogų metu ar naktimis DI asistentas užtikrina nepertraukiamą pasiekiamumą. Skambučių srautas pasiskirsto tolygiau, mažiau „prarandamų" skambučių.
- Notarai ir teisės konsultantai — registracija sandoriams, informacija apie notarines paslaugas ir dokumentų sąrašus gali būti visiškai automatizuota, atlaisvinant darbuotojus nuo pasikartojančių klausimų.
Konfidencialumas ir BDAR
Advokatų kontorai kliento konfidencialumas — ne tik gera praktika, bet ir teisinė prievolė pagal Advokatūros įstatymą. Todėl DI asistento diegimas teisės įstaigoje reikalauja ypač kruopštaus duomenų apsaugos vertinimo.
Mūsų DI asistentas sukurtas laikantis šių principų:
- Duomenų minimizavimas — DI renka tik tuos duomenis, kurie būtini registracijai atlikti. Nėra perteklinio klausimyno.
- ES duomenų centrai — visa informacija saugoma Europos Sąjungoje esančiuose serveriuose, atitinkančiuose BDAR reikalavimus.
- Šifravimas — pokalbiai ir jų santraukos šifruojami tiek perdavimo, tiek saugojimo metu.
- Prieigos kontrolė — tik įgalioti kontoros darbuotojai gali pasiekti pokalbių istorijas.
- Duomenų tvarkymo sutartis — sudaroma pagal BDAR 28 straipsnio reikalavimus, aiškiai apibrėžiant duomenų tvarkytojo ir valdytojo atsakomybes.
- Saugojimo terminas — duomenys saugomi tik tiek, kiek reikalinga, ir išsaugojami ar ištrinami pagal kontoros nustatytą politiką.
Daugiau apie DI ir duomenų apsaugą skaitykite mūsų straipsnyje DI balso asistentas ir BDAR (GDPR).
Kaip pradėti naudoti
Diegimo procesas pritaikytas advokatų kontoroms — paprastas, greitas ir nereikalaujantis techninių žinių:
1 žingsnis: Nemokama konsultacija. Aptariame Jūsų kontoros specifiką — praktikos sritis, skambučių srautą, skubaus eskalavimo protokolą ir integravimo su esama sistema poreikius. Įvertiname BDAR atitikties reikalavimus.
2 žingsnis: Konfigūracija ir testavimas. Per 3–7 darbo dienas sukonfigūruojame DI asistentą su Jūsų kontoros paslaugų sritimis, advokatų tvarkaraščiu, eskalavimo taisyklėmis ir dažniausiais klientų klausimais. Atliekamas testavimas su Jūsų komanda.
3 žingsnis: Paleidimas ir optimizavimas. DI asistentas pradeda dirbti. Pirmosiomis savaitėmis stebime skambučių kokybę, optimizuojame atsakymus ir užtikriname, kad klientai gauna profesionalią, atitinkančią kontoros toną patirtį.
Norite, kad Jūsų advokatų kontora nepraleistų nė vieno kliento skambučio?
Suplanuokite nemokamą konsultaciją ir sužinokite, kaip DI asistentas gali padėti Jūsų kontorai registruoti daugiau konsultacijų ir aptarnauti klientus 24/7 — laikantis BDAR reikalavimų.
NEMOKAMA KONSULTACIJA →Dažnai užduodami klausimai (DUK)
Kiek kainuoja DI asistentas advokatų kontorai?
Kaina priklauso nuo kontoros dydžio, skambučių kiekio per mėnesį ir reikalingų integracijų su kalendoriumi ar teisine CRM sistema. Susisiekite dėl nemokamos konsultacijos — įvertinsime Jūsų kontoros poreikius ir pateiksime individualų pasiūlymą be įsipareigojimų.
Ar DI asistentas užtikrina kliento duomenų konfidencialumą ir BDAR atitiktį?
Taip. Visa sistema sukurta laikantis BDAR reikalavimų. Duomenys šifruojami tiek perdavimo, tiek saugojimo metu ir saugomi ES duomenų centruose. Sudaroma duomenų tvarkymo sutartis pagal BDAR 28 straipsnį, apibrėžianti visas atsakomybes. Prieiga prie pokalbių istorijų suteikiama tik įgaliotiems kontoros darbuotojams.
Ar DI asistentas gali integruotis su mūsų teisine CRM ar bylų valdymo sistema?
Taip. DI asistentas gali jungtis prie populiarių teisinių CRM sistemų ir kalendorių per API. Pokalbių santraukos, kliento kontaktai, bylos tipas ir skubumas automatiškai perduodami į Jūsų sistemą be rankinio duomenų įvedimo. Integravimo galimybes aptariame individualios konsultacijos metu.
Ką daro DI asistentas, jei klientas turi sudėtingą ar neatidėliotiną teisinę problemą?
DI asistentas atpažįsta skubius teisinius atvejus — sulaikymas, arešto orderis, artėjantis teismo posėdis, vykdymo raštai — ir veikia pagal iš anksto nustatytą eskalavimo protokolą: nedelsiant informuoja budinčią ar atsakingą kontaktinę asmenį SMS arba telefono skambuciu su viso pokalbio kontekstu. Klientas niekada neliks be atsakymo kritiniu momentu.
English summary
An AI voice assistant for law firms answers every call 24/7 — including evenings, weekends and court days when attorneys are unavailable. The assistant performs initial case qualification (identifying practice area and urgency), schedules consultations with the right lawyer, provides information about services and fees, and immediately escalates urgent matters such as arrests or imminent hearings to an on-call attorney. The system supports 5 languages (Lithuanian, English, Russian, Polish, Ukrainian), integrates with legal CRM and calendar systems, and is built for GDPR compliance with data processing agreements, EU-hosted data, and end-to-end encryption. Learn more about DI assistants for business or book a free consultation.